”Huono data aiheuttaa hemmetinmoista säätöä”
Master data kannattaa laittaa kuntoon
Neuvolabin kokeneet konsultit ovat nähneet läheltä, mitä puutteet yritysten perustietojen hallinnassa aiheuttavat. Lue haastattelu, jossa Neuvolabin tiimi kertoo datanhallinnan ongelmista ja ongelmien ratkaisuista.
Tietojärjestelmä ei toimi. Tietoja puuttuu, ja ne ovat vääriä. Kukaan ei oikein edes tiedä, mistä se johtuu.
Neuvolabin tiimi on nähnyt läheltä yritysten master datan ongelmat. Ne ovat erittäin yleisiä – lähes joka yrityksessä datanhallinnassa on jotain vikaa.
Master data tarkoittaa yrityksen perustietoja, joita se tarvitsee tuotteidensa valmistamiseen ja myymiseen – tietoja esimerkiksi raaka-aineista, osista, asiakkaista ja niin edelleen. Datanhallinta on sitä, miten näitä tietoja säilytetään ja pidetään yllä ja mitä tiedoilla voi tehdä.
Master datasta käytetään myös sanaa ydintiedot. Ne ovatkin kaiken ytimessä. Kun perustiedot ovat vääriä tai vaikeasti käytettäviä, se vaikuttaa koko liiketoimintaan: viivan alle jääviin lukuihin, toimitusvarmuuteen, asiakastyytyväisyyteen, työtyytyväisyyteen ja niin edelleen.
– Jos esimerkiksi tarvittavien komponenttien määrä näkyy väärin tai niiden loppumisesta ei tule ajoissa ilmoitusta, niitä ei hoksata ostaa ajoissa ja pahimmillaan koko tuotanto seisoo, Nona Onnela antaa esimerkin.
– Tai on saatu tavara maailmalle mutta kukaan ei muista laskuttaa sitä, Jukka Lehti jatkaa.
– Olen nähnyt jopa sellaista, että tietojärjestelmän rinnalla joudutaan pitämään jotain Excel-taulukkoa, koska tietojärjestelmään ei voi luottaa. Se tarkoittaa tuplatyötä, Juha Mustonen kertoo.
– Huono data aiheuttaa hemmetillistä säätöä, Emmi Alminoja tiivistää.
Myöskään esimerkiksi päästölaskentaa ei voi tehdä, jos riittävät ja oikeat perustiedot sen pohjaksi puuttuvat.
Asiakkaan tarpeisiin asiakkaan kielellä
Aina konsulttiyrityksiltäkään ei tule sellaista apua, jota yritykset tarvitsisivat datanhallintaongelmiinsa. Neuvolabin tiimikin on kohdannut ennakkoluuloja. Asiakasyrityksessä on odotettu paikalle ”taas jotain konsulttia”, joka puhuu hankalaa konsulttijargonia ja jättää taakseen entistä sekavamman sotkun.
Epäluuloiset asiakkaat ovat saaneet yllättyä iloisesti.
– Me osaamme ratkaista ne datanhallinnan ongelmat ja osaamme tehdä sen asiakkaan kielellä. Pystymme kertomaan, että kun teillä tilaukset usein myöhästyvät, se johtuu tästä ja tästä. Fiksataan tämä kohta teidän järjestelmästä, ja homma alkaa sujua, Onnela kuvailee.
– Me kerromme asiat niin, että asiakas ymmärtää, Mustonen jatkaa.
Kaiken perustana ovat asiakkaan tarpeet. Dataneuvon tiimi on nähnyt teollisuuden liiketoimintaa monelta kantilta ja pystyy sovittamaan ratkaisut kunkin asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin. Eikä asiakasta jätetä homman kanssa yksin.
– Me emme vain käske asiakasta täyttämään tietoja taulukkoon, vaan neuvomme, mistä ne tiedot löytyvät ja miten ne kirjataan, Lehti kertoo.
Kun Neuvolabin työ on valmis, asiakkaan datanhallintarakenteet toimivat niin kuin niiden kuuluu: liiketoimintaa tehostaen eivätkä hankaloittaen.
Mitä kaikkea on toimiva master data?
Katso kuviosta, mitä laadullisia ulottuvuuksia yrityksen perustiedoilla on. Kun nämä kaikki ulottuvuudet ovat kunnossa, tuotanto ei takkua toimimattoman datan takia. Kuviossa esimerkkinä on autonrengas.
Järkevyys
Data noudattaa liiketoimintasääntöjä.
Renkaan paino on annettu kilogrammoissa ja yhden desimaalin tarkkuudella
Ajantasaisuus
Data on käytettävissä silloin kun sitä tarvitaan.
Renkaan paino on saatavilla, kun sille varataan toimitus.
Kattavuus
Kaikki tietueet ovat olemassa ja kaikki vaaditut kentät on täytetty.
Renkaan painolle on kenttä ja se on täytetty.
Yhdenmukaisuus
Data on yhdenmukaista järjestelmien välillä.
Renkaan paino on sama ERP:ssä ja PLM:ssä.
Yksilöllisyys
Duplikaattitietueita ei ole.
Tietty rengas löytyy järjestelmistä vain yhdellä.
nimiketunnuksella.
Tarkkuus
Data on oikein.
Renkaan paino on oikein ja tarvittaessa tarkistettu punnitsemalla.